Zapytanie Ofertowe na zakup usług wdrożeniowych oraz szkoleniowych

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zapytanie_Ofertowe-usługi wdrożeniowe oraz szkoleniowe -ver01-2015-02-11

 

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług polegających na:
   1. Zakup usługi informatycznej polegającej na instalacji i wdrożeniu systemu helpdesk. Uruchomienie wszystkich systemów oraz eliminacja ewentualnych błędów, pojawiających się w trakcie przeprowadzania operacji, testy poprawności działania systemu (testy backupów, przywracania danych, przełączania się na serwer backupowy w razie awarii serwera głównego), testy uploadu i testy danych z systemów źródłowych
   2. Zakup usługi szkoleń specjalistycznych dla 5 pracowników firmy z zakresu wdrożonych systemów:

• Helpdesk 20h
• Sharepoint 10h
• ERP – 70h
• Exchange – 20 h
  2. Opis funkcjonalny Systemu HELPDESK

2.1. Ogólne:

• Gotowy moduł integracji z systemem Comarch ERP Optima (przynajmniej w obszarach: kontrahenci, faktury, rozliczenia)
• System działający wyłącznie przez przeglądarkę internetową
• Możliwość skonfigurowania różnej zawartości pulpitów dla różnych użytkowników
• Możliwość zarządzania uprawnieniami dla profili użytkowników
• System oparty o 1 bazę danych. Zarządzanie dostępem do danych przez uprawniania.
• Możliwość pracy przez szyfrowane łącze (SSL)

2.2. Zarządzanie zleceniami:

• Możliwość tworzenia dowolnych typów zleceń
• Możliwość tworzenia dowolnych etapów dla zleceń
• Możliwość przetwarzania różnych typów zleceń wg przypisanych do nich etapów (różne etapy dla różnych typów zleceń)
• Możliwość definiowania dowolnych pól (atrybutów) opisujących zlecenia
• Możliwość zarządzania uprawnieniami (widok, widok+ edycja, ukryte) do atrybutów zleceń w zależności od profilu użytkownika, typu zlecenia, etapu (fazy) zlecenia
• Możliwość przypisania zlecenia do wybranej osoby
• Możliwość przesyłania komunikatów systemowych powiązanych ze zleceniem
• Możliwość przesyłania wiadomości e-mail z poziomu zlecenia
• Możliwość dostępu do wysłanych i odebranych maili powiązanych ze zleceniem
• Możliwość delegowania (planowania) zadań w ramach zlecenia
• Możliwość ewidencji działań w ramach zlecenia
• Możliwość automatycznego powiadamiania e-mailem o zmianach w zleceniu (np. zmiana etapu/fazy)
• Możliwość dostępu do historii zmian zlecenia
• Możliwość wyświetlenia wcześniej zdefiniowanych raportów na karcie zlecenia
• Możliwość powiązania wystawionych faktur i dokumentów magazynowych ze zleceniem
• Możliwość powiązywania zleceń z innymi zleceniami
• Możliwość wskazywania produktów powiązanych ze zleceniem
• Możliwość wskazywania numeru seryjnego produktu, którego dotyczy zlecenie
• Możliwość prowadzenia odrębnych kartotek dla każdego numeru seryjnego (produktu serwisowanego)
• Możliwość definiowania dowolnych atrybutów dla produktów serwisowanych
• Możliwość definiowania szablonów i wydruku dokumentów z poziomu zlecenia
• Możliwość filtrowania zleceń wg przypisanych do nich atrybutów
• Możliwość dodawania zlecenia przez pracownika lub kontrahenta

2.3. Portal kontrahenta

• Możliwość udostępnienia kontrahentom wybranych informacji o zleceniach przez portal
• Możliwość zdefiniowania różnych uprawnień dla różnych profili kontrahentów
• Możliwość zdefiniowania różnej zawartości pulpitu dla różnych profili kontrahentów
• Możliwość udostępnienia kontrahentom wybranych raportów i zestawień przez portal
• Możliwość inicjacji zlecenia przez kontrahenta z poziomu portalu
• Możliwość udostępnienia kontrahentom wybranych informacji finansowych (faktury, rozliczenia)

2.4. Kontrahenci

• Możliwość definiowania dowolnych cech / atrybutów dla kontrahentów
• Możliwość przypisywania uprawnień do atrybutów kontrahenta (widok, widok+edycja, ukryty)
• Możliwość wyszukiwania / filtrowania kontrahentów wg przypisanych do nich atrybutów
• Możliwość wyświetlania wcześniej zdefiniowanych raportów w kartotece kontrahenta
• Możliwość przypisania opiekuna do kontrahenta
• Możliwość podglądu danych finansowych kontrahenta przez pracownika
• Możliwość podglądu faktur i rozliczeń kontrahenta przez pracownika
• Możliwość delegowania zadań z poziomu kartoteki kontrahenta
• Możliwość rejestracji działań z poziomu kartoteki kontrahenta
• Możliwość podglądu zaplanowanych/niewykonanych zadań i zarejestrowanych działań dla kontrahenta z poziomu jego kartoteki
• Możliwość podglądu maili odebranych i wysłanych do kontrahenta z poziomu jego kartoteki

2.5. Narzędzia developerskie

W zakresie raportowania system powinien pozwalać:

• Tworzyć nowe raporty
• Tworzyć filtry i parametry do raportów
• Używać w raportach kodu HTML (obrazki, kolory, linki…)
• Nadawać uprawnienia do poszczególnych raportów
• Określać miejsce występowania raportu w systemie
• Eksportować dane z raportu do pliku xlsx lub CSV
• Eksportować dane z raportu do pliku XML

W zakresie procedur system powinien pozwalać:

• Tworzyć nowe procedury automatyczne w języku SQL
• Zarządzać sposobem wyzwalania procedur (przyciski, przetwarzanie dokumentów…)
• Definiować uprawnienia do procedur

W zakresie programowania system powinien umożliwiać:

• Używanie języka PHP bez ingerencji w kod źródłowy systemu
• Używanie języka JavaScript bez ingerencji w kod źródłowy systemu
• Definiowanie struktur bazy danych PostgreSQL

W zakresie integracji z innymi systemami system powinien umożliwiać:

• Definiowanie automatycznych procesów integracyjnych przy pomocy języka SQL
• Określanie momentu uruchamiania procesów

Ponadto system powinien umożliwiać:

• Zarządzać wyglądem systemu przy pomocy CSS i języka HTML
• Definiować szablony dokumentów i podstron wykorzystując język HTML oraz wewnętrzne znaczniki systemu
• Tworzyć dowolne formularze i definiować dla nich dowolne akcje przy pomocy języka SQL

3. Punkty krytyczne dla wdrożenia systemu helpdesk

• Integracja system helpdesk z platform ERP Comarch Optima.
• Integracja systemu ERP z systemem heldepsk powinna umożliwiał obieg dokumentów (zamówień, faktur, raportów serwisowych) w standardzie EDI lub równoważnym umożliwiający automatyczną wymianę informacji z partnerami. Możliwość pracy systemu obejmować będzie formaty wymiany plików: EDIFACT, IDOC, XML.
• System powinien umożliwiać podpisywanie dokumentów (zamówień, faktur, raportów serwisowych) własnym podpisem elektronicznym, co zwiększy bezpieczeństwo przepływu informacji.
• W celu komunikacji z partnerami wdrożony oraz zintegrowany z pozostałymi aplikacjami zostanie system HelpDesk. Umożliwi on bieżące monitorowanie postępu prac oraz zakresu wykonywanych zadań przez klienta. Dostęp do systemu będzie możliwy przez zwykłą przeglądarkę webową.
  Brak konieczności instalacji dodatkowych komponentów. Użytkownik otrzymywać będzie unikatowy login i hasło umożliwiające dostęp do platformy. System pozwalał będzie na obsługę systemu zgłoszeń incydentów oraz śledzenia postępu prac, archiwizację zdarzeń i mailingu (poprzez integrację z systemem Exchange).
• System powinien umożliwiać zarządzanie  zleceniami. Dzięki niemu firma usprawni wszelkie procesy związane ze zleceniami w firmie. Proces zgłaszania i przyjmowania zlecenia dzięki systemowi  powinien odbywać się w sposób płynny oraz trafiać do odpowiedniej osoby, co usprawnia procesy zachodzące w firmie.
• Platforma HelpDesk powinna być w pełni zintegrowana z modułami systemu ERP. W zakresie działań programistycznych należy stworzyć mechanizmy pełnej integracji umożliwiające automatykę wymiany danych. W systemie wszystkie informacje dotyczące Partnerów powinny być spójne z danymi jakie będą znajdować się w obecnym systemie ERP. Dzięki tej integracji pracownicy posiadają bieżące informacje dotyczące klientów. Efektem tego jest szybsza i bardziej efektywna obsługa Partnerów. Wszystkie dane związane z obsługą Partnerów (reklamacje, usługi serwisowe, faktury) będą wymieniane na bieżąco między posiadanym systemem ERP a systemem HelpDesk.
• Dostęp do systemu będzie dodatkowo szyfrowany certyfikatem SSL.